Gestion Documentaire
Gagnez du temps et en fiabilité avec 4 Office

Retrouver un document en quelques secondes, automatiser la saisie, archiver de façon sécurisée... Expert en GED, nous vous aidons dans la définition et dans la mise en oeuvre de bout en bout de votre gestion documentaire, avec un support dans la durée.

TA-DOC,

La solution d'intégration documentaire


Classez et archivez tous vos documents de manière automatique et retrouvez vos informations en un clin d'oeil.

TA-DOC est une solution permettant de garantir aux utilisateurs une efficacité optimale, une GED se doit d’être transversale, capable de dialoguer avec toutes les applications métiers qui gouvernent l’activité de l’entreprise. TA-DOC propose divers connecteurs garantissant le lien avec vos logiciels métiers et comptables ainsi qu’avec votre messagerie.

Meilleure productivité

 Centralise l'information et favorise le partge et la collaboration.

Sécurité des données

 L'archivage et la traçabilité des documents sécurise l'information contre la perte, les accidents ou les malveillances.

Contrôle otpimum

Permet d'avoir une vision d'ensemble des tâches 
importantes et des process de travail.

Source d'économie

 Au delà de l'espace de stockage gagné, l'optimisation des processus métiers permet la focalisation des collaborateurs sur les tâches à valeur ajoutée.

Prise en main rapide

 Simplicité d'utilisation pour vous permettre d'archiver facilement, retrouver rapidement, partager efficacement l'ensemble de vos données.

Satisfaction clients

Les collaborateurs disposent de l'information où qu'elle soit, à n'importe quel moment et où qu'ils se trouvent afin d'apporter des réponses rapides et simples aux clients.

 

Classement automatique par zone / par sémantique :

TA-DOC peut par exemple reconnaître les factures de chaque fournisseur et proposer ainsi un classement automatique. 

Gestion de l’obsolescence des documents :

Détermine la durée de vie du document avec gestion des échéances à long, moyen ou court terme (maîtrise des échéances contrats ou conservation des documents périssables). 

Travail collaboratif & Workflow :

Les documents sont envoyés d’un utilisateur à l’autre selon des droits précis et ajustables. Les documents peuvent être annotés, paraphés, signés, tamponnés … 

Versioning :

La gestion des versions permet de tracer toutes les évolutions d’un document. 

Création de chaînes documentaires :

Permet le rapprochement des documents liés entre eux (courriers, devis, bons de commande, bons de livraison,  factures …). 

Complétude des dossiers :

Valide la présence des documents nécessaires pour constituer un dossier exhaustif et envoie automatiquement une notification à un utilisateur pour l’informer que des actions d’enrichissement sont à accomplir. 

Identification de toutes les informations utiles sur une facture :

Fournisseur, date, numéro, référence commande, montant HT/TTC, taux et montant TVA, comptes de charge, centres analytiques, auto liquidation, échéance… 

Reconnaissance experte des factures :

possibilité de ventiler automatiquement une facture regroupant plusieurs bons de commandes, en adaptant les sous-totaux. 

Génération automatique des écritures en lien avec le plan comptable / les centres analytiques, en liant les pièces associées :

Synchronisation automatique avec l’application comptable pour les clients et les fournisseurs …

 

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4 Office vous accompagne pour la mise en place de votre solution
de gestion electronique de documents.

 

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